En fråga som snart kommer upp när man jobbar med arkiv är vad som ska bevaras och vad som kan slängas. När det gäller myndigheters och kommunarkiv arkiv så är det lagstyrt  vad som ska bevaras – om inga undantag gjorts och man har ett så kallat gallringsbeslut från aktuell arkivmyndighet på att man får gallra.

Lagarna ger oss inte mycket hjälp när det gäller att bestämma vad som ska bevara i ett föreningsarkiv. En enkel regel kan vara att spara allt som man tror kan vara viktigt för föreningen och allt som kan vara av intresse för kommande generationer. I detta fall är det oftast bättre att spara för mycket än för litet.

Detta kan slängas:

• Dubbletter och kopior av handlingar (det räcker att du har ett exemplar av varje dokument i arkivet – finns det ett original är det originalet som ska sparas)
• Böcker, tidningar och reklam som inte skapats av föreningen och som finns i fler exemplar på annat håll (undantag är böcker där viktiga anteckningar gjorts och tidningsurklipp som gäller föreningen)
• Protokoll och cirkulär från andra föreningar
• Rekvisitioner och fraktsedlar
• Oifyllda blanketter
• Kladdar och minnesanteckningar som resulterat i ett färdigt dokument

När det gäller ekonomiska verifikationer står det i bokföringslagen att de ska bevaras i minst sju år. Många föreningar gallrar ut och kastar alla verifikationer efter den tiden vilket är fullt lagligt, men även dessa handlingar berättar om föreningens verksamhet. Därför rekommenderar vi att inte slänga alla verifikationer när sjuårsperioden är över. Spara i stället vart femte eller vart tionde år för att ge en bild av hur verksamheten sett ut över tid.

Detta bör bevaras:
– Protokoll med bilagor från års-, styrelse- och medlemsmöten
– Verksamhets- och revisionsberättelser
– Stadgar
– Trycksaker som skapats av föreningen
– Inkomna brev och om det finns, kopior av utgående brev
– Korrespondens
– Medlemsregister
– Ämnesordnade handlingar rörande olika delar av verksamheten såsom egna fastigheter, kurser och konferenser, anställd personal, evenemang   och jubileer
– Huvud- och kassaräkenskaper, bokslutshandlingar
– Fotografier, rörliga bilder och ljudupptagningar
– Kartor och ritningar
– Pressklipp
– Statistik
– Föremål som fanor, klubbtröjor och klubbnålar m.m.
– Vigselböcker och andra kyrkböcker

Folder Bevara eller gallra? finns också som PDF, kontakta länsarkivarien för mer information.