Upprop Kalmar läns Arkivförbunds medlemmar med anledning av Covid-19

MINNESINSAMLING:
SOCIAL DISTANSERING OCH FÖRENINGSLIV – GÅR DET?

Hur påverkas Kalmar läns Arkivförbunds medlemmar av Covid-19-pandemin?

Med anledning av den rådande pandemin har förutsättningarna för föreningslivet på kort tid förändrats. Restriktioner och rekommendationer om folksamlingar, fysiska möten och aktiviteter påverkar samhället och då även föreningslivets förutsättningar och möjligheter. En del organisationer får svårare att motivera och engagera sina medlemmar och genomföra sin verksamhet. Andra organisationer blir mer omfattande och engagemanget ökar för aktiviteter och initiativ. En del får anpassa, utveckla och kanske dela upp sin verksamhet medan andra får ställa in och kanske upphöra helt eller delvis för en tid.

Kalmar läns Arkivförbund följer utvecklingen och vi vill på vårt vis försöka hjälpa framtidens forskare och intresserade att kunna forska i källmaterial från samtiden om hur Covid-19 påverkade samhället i Kalmar län och föreningslivet i synnerhet. Vi vill skapa ett minnesarkiv som är tänkt att bevaras för framtiden över situationen som råder för Kalmar läns föreningsliv just nu.

KLAF vänder sig nu till alla medlemsorganisationer med några frågor om hur Covid-19pandemin påverkar Er organisation och verksamhet.

Skriv och berätta om hur pandemin påverkar era verksamheter!

Hjälpfrågor:
– Har er organisation påverkats av den pågående pandemin?

– Har pandemin påverkat era medlemmar – deras engagemang i organisationen, deras möjlighet att delta eller medverka?

– Är er uppfattning att den nuvarande pandemin kommer påverka er organisation på sikt?

Vi ber er berätta och beskriva. Era reflektioner och erfarenheter skickas till Kalmar läns Arkivförbund via brev eller e-post. Uppgifterna kan ges i er organisations namn eller om ni vill vara anonyma. Tänk på att perspektivet ska vara föreningen och organisationen, inte personen eller individen.

Minnessamlingen kommer att bevaras i Kalmar läns Arkivförbunds egna arkiv och finnas tillgänglig för forskning. Det insamlade materialet kommer att respekteras och behandlas enligt god forskningsetik. Vid frågor, kontakta länsarkivarien.

Kalmar läns Arkivförbund hoppas att ni vill vara med och bidra med era erfarenheter av vilka effekter Covid-19-pandemin har på föreningslivet i Kalmar län.

Skicka ert svar till: Kalmar läns Arkivförbund. Box 705, 572 28 Oskarshamn eller till e-post: klaf@oskarshamn.se.

Lyckad Arkivens dag i Kalmar län 2019

I Kalmar län hade 14 olika arkivinstitutioner, föreningar och museer m.m. öppet under Arkivens dag på 9 olika platser/städer i länet och närmare 670 personer hittade till någon/några av Kalmar läns Arkivens dag arrangemang i år!

Nedan kommer en sammanställning/rapport om de olika arrangemangen runt om i länet.

VÄSTERVIKS KOMMUN
Västerviks Arkivcentrum
Det finns tre arkivinstitutiner på Västerviks Arkivcentrum; Västerviks Kommunarkiv, Norra Kalmar läns Föreningsarkiv och Västerviks museums arkiv.

Under dagen hade man 60 besökare. En värdinna hälsade alla välkomna och hon såg till att de skrev in sig i gästboken och fick ett program. En del nya besökare hittade till arrangemanget och intresset var stort från både allmänhet och från föreningar.


Bild: Välkommen till oss på Västerviks Arkivcentrum! Åza hälsar välkommen! Foto: Kalmar läns Arkivförbund

Öppnandet av Arkivens dag på Västerviks Arkivcentrum
Arkivens dag öppnade med en fanfar och tal.
Arkivpersonalen tyckte det var roligt och man fick ett bra intryck av att alla trivdes med både program och innehållet på dagen.

Arkivens personal höll i programmet och föreläste, visade utställningarna och hade visningar i kommunarkivet. Länsarkivarie Karin Lokrantz Nilsson var inbjuden och bidrog med information ifrån länet och presenterade Västerviks arrangemang på de två övriga platserna i Västervik där det var Arkivens dag. Mellan föreläsningarna spelades en film upp om branden i Västervik 1959.

Utställningarna
Utställningen från Kommunarkivet handlade om Varmbadhuset.

Norra Kalmars Läns föreningsarkiv hade utställning om Folkets park i Västervik. Här spelades upp musik från tiden i Västerviks Folkets Park.


Bild: Fotoutställning av Norra Kalmar läns Föreningsarkiv med bilder från Västerviks Folkets Park. Foto: Kalmar läns Arkivförbund

Det fanns också en utställning i ordnarrummet där det visades ”gamla bilder från Tjust” som efterfrågade var när vem det kunde vara på bilderna.


Bild: En bild från fotoutställningen i ordnarrummet där besökarna kunde bidra med uppgifter om namn och plats på personer och platser. Foto: Kalmar läns Arkivförbund

Utöver utställningar, föreläsningar och visningar av kommunarkivet hade man också försäljning av böcker från Västerviks museum.

Bild: Visning av Västerviks kommunarkiv av kommunarkivarie Monica Klingberg. Foto: Kalmar läns Arkivförbund
Press och marknadsföring

Man fick bra hjälp från kommunens kommunikationsavdelning som gjorde pressmeddelande. Både TV och Västervikstidningen hörde av sig och arkiven fick ett kort inslag i Svt1
Smålandsnytt och en artikel i Västervikstidningen.

Psykiatriska museet, Gertrudsvik Västervik
92 personer besökte Psykiatriska museet under Arkivens dag, 88 vuxna och tre barn. Psykiatriska museet visade på gömda eller glömda intagna och även gömd eller glömd konst
som producerats under åren. Man påtalade även den lite gömda och undanskymda psykiatrin förr i tiden.

Alla besökare och guider var nöjda med arrangemanget.

Samarrangemang; Tjust Släktforskarförening, Västerviks visarkiv och Västerviks bibliotek
Västerviks bibliotek återinvigdes samma dag som Arkivens dag. På Västerviks bibliotek visade Tjust släktforskarförening, Visarkivet och Västerviks bibliotek sina verksamheter.  Totalt uppskattas besöksantalet till 200 personer, varav hälften sökte sig till lokalen Tjustrummet där Arkivens dag firades.


Bild: Besökare bläddrar i arkivförbundets nytryckta informationsbroschyr om enskilda arkiv i Kalmar län. Foto: Kalmar läns Arkivförbund

5-10 personer anmälde sitt intresse att bli medlemmar i Tjust släktforskarförening. 4-5 personer med släktforskningsfrågor deltog under hela evenemangets längd.
Med anledning av årets nordiska tema: Gömt eller glömt? visades material ur visarkivets gömmor. Bland annat visböcker med titlar som ”Visor man aldrig glömmer” och ”Visan vi inte minns”. Besökarna kunde även ”Fråga visarkivarien om visor du glömt eller om musik du aldrig kunnat glömma”. Vidare genomfördes tävlingen: ”Mitt visminne” med finfina priser i potten!


Bild: Visarkivarie Marcus Brännström med en besökare. Foto: Kalmar läns Arkivförbund

Tjust Släktforskarförening fanns på plats och visade sin verksamhet. Dessutom visades rykande färska handböcker i släktforskning.  Ett par intresserade besökare kom tidigt och stannade i princip hela programtiden ut, då deras frågor var av mer tidskrävande slag.

Synpunkter från arrangörerna
En eloge till länsarkivarie Karin Lokrantz Nilsson som håller ihop de olika evenemangen i Kalmar län. Karin är en stöttepelare, samtidigt som hon är både bollplank och inspiratör.

OSKARSHAMNS KOMMUN
Biologiska museet, Oskarshamn
I år besökte 5 personer Arkivens dags arrangemanget på Biologiska museet. Tyvärr inte så många besökare, men samtidigt var det personer som inte besökt museet tidigare. Museet hade en guidad visning som av praktiska anledningar genomfördes endast en gång och då vid annonserad tidpunkt.

TORSÅS KOMMUN
Samarrangemang; Torsås bibliotek i samarbete med Kalmar läns Genealogiska förening
25 personer lyssnade på föreläsningen om porträttfotografering och ungefär 5 personer fick hjälp med släktforskning. Utställningen ”Porträttfotografer från förr” stod kvar till den 19/11. Man hade totalt 105 besökare på biblioteket under Arkivens dag.


Bild: Föredrag på Torsås bibliotek under Arkivens dag 9 november 2019. Foto: Torsås bibliotek

Det var mycket sorl och alltid trevlig stämning och en intressant föreläsning och bildvisning av Per Johnson med ett stort engagemang från såväl besökare som från deltagare.

KALMAR KOMMUN
Kalmar kommunarkiv
Under Arkivens dag arbetade kommunens två arkivarier och arkivassistent. Kommunarkivet höll öppet mellan klockan 10-14. Utställningen var på kontorsplan, medan visning av arkivlokalerna var klockan 11 och klockan 13.

Totalt kom 28 besökande under dagen. Det var dels personer som arbetar i kommunen i dag, sådana som har arbetat i kommunen tidigare och personer med ett lokalhistoriskt intresse. Åldersmässigt varierade det från småbarn till pensionär.


Bild: Stora som små i arkivet. Foto: Kalmar kommunarkiv

Förberedelser På temat ”Gömt eller glömt” valdes två rubriker till utställningarna. Dessa blev ”Gator som inte längre finns” och ”Förslag till…”. Inom ramen för dessa rubriker visades material från Kalmar stads yrkesskola, Kalmar stad – Stadsfullmäktige, Kalmar stad – Drätselkammaren, Kalmar stad – Folkskolestyrelsen, Kalmar stad – Vattenverksstyrelsen, Kalmar stad – Historiska kartor.

Sammantaget tyckte besökarna att utställningarna och visningarna var intressanta.

EMMABODA KOMMUN
Emmabodabygdens Arkivförening
Emmabodabygdens Arkivförening (Folkrörelsearkivet i Vissefjärda) deltog åter igen i den riksomfattande Arkivens Dag. Arrangemanget började med att föreningens ordförande hälsade alla välkomna till Arkivens Dag. Tillställningen var förlagd till Föreningshuset i Vissefjärda, där arkivföreningen har sin arkivlokal. De över 150 personer som var på plats, närvarande i stort sett hela tiden som arrangemanget pågick.

Program
Dagens huvudattraktion på Arkivens Dag var ett föredrag av glaskonstnären Kjell Engman som har varit verksam i 40 år inom glasbrukskoncernen Kosta – Boda. Kjell beskrev på ett
fascinerande och uppskattat sätt hela sin yrkesbana med olika anekdoter och bilder på sitt konstnärskap.

Arkivföreningens ordförande presenterade en av föreningens största satsningar hittills, nämligen Glasbruksarkivet som har invigts under året. Detta arkiv omfattar bland annat glasbruken Boda, Johansfors, Kosta, Modala och Åfors. Investeringen har inneburit en utbyggnad av lokalerna med över 700 hyllmeter. Med anknytning till årets tema ”Gömt eller glömt?” så valde arkivföreningen att plocka fram och visa en del ”skatter” från arkivet. Bland annat så visades en kreditbok från affären i Moshult, där soldaten Karl Moberg (Wilhelm Mobergs far) finns med. Vidare så visades en ansökan från en i Vissefjärda som utvandrade till Amerika med båten Titanic. Här fanns också en köpehandling från bygden anno 1749, skriven på pergament av kalvskinn och med träsigill. En annan raritet som visades var huvudboken från Kosta Glasbruks första år, nämligen 1742.

Ur arkivets samlingar hade vidare plockats fram en film från Kosta Glasbruk 1941. Filmen visade de olika tillverkningsmetoderna på glasbruket vid den tiden. Vidare visades en film från 1950-talet när Långasjöbarnen åker till fjälls. Flera av besökarna mindes den trevliga skolresan. Arkivföreningen hade som vanligt anordnat en uppskattad utställning av gamla bilder och handlingar från arkivet som hade anknytning till dagens tema.

Antalet besökare till årets arrangemang var drygt 150 personer. Vilket på nytt var rekord för Arkivens Dag! Det märktes besökare från i stort sett hela regionen, flera av dessa var återkommande från tidigare år. Arkivet var öppet där man kunde passa på att fråga om arkivet och titta i handlingarna. En uppskattad del är när besökarna får titta i gamla klippböcker. Det hade lagts ut ett 10-tal klippböcker med information från kommunen som besökarna trängdes kring för att få möjlighet att titta i. Från föreningens sida deltog 5-6 personer i förberedelserna och i samband med genomförandet.

NYBRO KOMMUN
Designarkivet i Pukeberg
Designarkivet hade 104 besökare under Arkivens dag. Många besökare kände inte till verksamheten sedan tidigare och kom med anledning av en fin artikel i Barometern och Östra Småland.

Program
Designarkivet arrangerade en utställning efter årets tema samt visade arkivens lokaler och berättade om arkivets historia och funktion. Man fick många nyfikna frågor om både föremål och arkivarbetet. Besökarna var glada, intresserade och uppskattade arrangemanget.


Bild: En fållad doldis på Designarkivet. Foto: Designarkivet

BORGHOLMS KOMMUN
Ölands museum Himmelsberga/Ölands Hembygdsförbund
Ölands museum som ägs av Ölands Hembygdsförbund gjorde gemensam sak under Arkivens dag tillsammans med Borgholms kommun och LONA-projektet – Leva Landskap. Ungefär 20-25 personer besökte museet under denna dag och en del av dem var nya besökare.

Dagen inleddes med att tre kvinnor från Långlöts hembygdsförening berättade om sitt arbete med att samla in och dokumentera ägonamn i Långlöts socken. Deras arbete resulterade dels i en större karta med ägonamnsförteckning till bygdegården i Långlöt, samt utgivandet av en skrift.

Ann-Charlotte Magnusson projektledare på Ölands Museum Himmelsberga, visade hur mycket intressant material en kartong med gamla handlingar kan innehålla. Kartongen kom från ett dödsbo och innehöll dokument från slutet av 1700-talet och fram till omkring tiden för första världskriget. Där fanns till exempel historiska kartor, testamenten, undantagskontrakt, kungörelser, skifteshandlingar, förmyndarskapsprotokoll och utdrag ur domböcker. Ann-Charlotte visade både originalhandlingarna i kartongen och hur hon digitaliserat och förtecknat dessa. Hon visade också hur mycket kartongens innehåll kunde berätta om byns landskap och dess flora. Det blev flera intressanta diskussioner och samtal, inte minst om hur ofta den här typen av samlingar riskerar att slängas i samband med att exempelvis dödsbon städas.

Dagens sista programpunkt presenterades också av Ann-Charlotte Magnusson. Med hjälp av ett bildspel berättade hon om vad olika typer av vägar kan berätta, vilka historier som döljer sig längs vägarna. Hur information om vägar och gator i landskapet kan hittas i olika arkiv gicks igenom, liksom vad floran längs vägkanterna kan berätta om en bys odlingshistoria, etc.

Vidare nämndes att Kalmar läns Arkivförbund (KLAF) som i samarbete med Sveriges Hembygdsförbund anordnar en arkivutbildning samt tjänster som SVAR och Arkiv Digital för att nå kyrkliga handlingar, etc. Dagen organiserades genom museets LONA-projekt, och projektledaren organiserade, höll föredrag, samt ledde dagen.

Synpunkter från arrangören
Vi har genomfört Arkivens dag genom vårt LONA-projekt under flera år med samma projektledare. Vårt koncept har fungerat bra och vi har fått en viss rutin. I år kortade vi av dagen och hade en timme mindre, vilket var bra. Det går naturligtvis alltid att förbättra och finslipa. En utmaning ligger i att försöka få till något som även lockar yngre personer till arrangemanget.

Kontakterna med KLAF har som vanligt fungerat alldeles utmärkt!

Hitta ditt arkiv! – Information om enskilda arkiv i Kalmar län

Nu är den äntligen här, vår efterlängtade informationsbroschyr om enskilda arkiv i Kalmar län!

Arbetet med broschyren är ett samarbete mellan Kalmar läns Arkivförbund och de enskilda arkiven i Kalmar län. Broschyren är en del av vår marknadsföring av de enskilda arkiven för att öka kännedomen om länets arkivverksamhet hos beslutsfattare och allmänhet.

I broschyren presenteras de arkivinstitutioner i länet som bevarar enskilt arkivmaterial från föreningar, privatpersoner, gårdar och byar, musiknoter och sånger, och skisser från konstnärer och designers. I arkiven kan det finnas fanor från olika förenininger (t ex politiska föreningar och nykterhetsföreningar), det finns foton, glasplåtar och negativ m.m.

Det finns en massor med intressant information i arkiven, egentligen hur mycket som helst. Det är en riktig skatt och arkivförbundet tillsammans med de enskilda arkivinstitutionerna arbetar för att fler människor ska få upp ögonen för hur mycket information som finns i arkiven.

Arkivpersonalen som arbetar vid arkivinstitutionerna är kunniga och hjälper dig att hitta den information du söker.

Arkivförbundet återkommer med information om distibrution av broschyren ut till arkivinstitutionerna. Broschyren kommer även att vara tillgänlig digita via arkivförbundets hemsida.

Medverkande arkivinstitutioner (enskilda arkivinstitutioner och specialarkiv)
Astrid Lindgrens Näs AB, Vimmerby
Emmabodabygdens Arkivförening, Emmaboda (Vissefjärda)
Designarkivet/Kalmar Konstförening, Nybro
Folkrörelsearkivet för mellersta Kalmar län, Oskarshamn
Kalmar Folkrörelsearkiv, Kalmar
Förbundet Svenskt Rockarkiv, Hultsfred
Norra Kalmar läns Föreningsarkiv, Västervik
Västerviks visarkiv, Västervik
Kalmar läns museum, Kalmar
Stiftelsen Västerviks museum, Västervik
Stiftelsen Brukskultur, Storebro/Vimmerby
Ölands museum Himmelsberga/Ölands Hembygdsförbund

Offentliga arkivinstitutioner med enskilda arkiv
Borgholms kommunarkiv
Hultsfred kommun- och föreningsarkiv
Kalmar kommunarkiv
Mörbylånga kommunarkiv
Nybro kommunarkiv
Vimmerby föreningsarkiv
Riksarkivet – Landsarkivet i Vadstena

Information projekt Handlingsplan för enskilda arkiv Kalmar län, 2019

KLAF anordnade under hösten 2018, två informationsträffar i Kalmar och i Västervik för att diskutera konkreta förslag i den föreslagna projektplan som är kopplad till handlingsplanen.

Under dessa möten utkristaliserade sig två förslag.

1. Att producera en informationsbroschyr om de enskilda arkiven i Kalmar län (analogt och digitalt)
2. Att skapa en digital plattform för det fortsatta arbetet med projektet där man kan dela information för olika grupper.

VAD HÄNDER NU?
Tidplan: Informationsbroschyr med presentation av enskilda arkiv i Kalmar län.
Kalmar Region har förlängt pågående projekt till den 31 juli 2019 med slutredovisning 30 september 2019. I det nuvarande projektet som nu har förlängts ytterligare, ingår endast informationsbroschyren.

För att kunna driva och avsluta detta behöver vi nu de enskilda arkivinstitutionernas hjälp med insamling av uppgifter att ha i vår informationsbroschyr om våra enskilda arkiv. Detta gäller även de kommuner som har enskilt arkivmaterial i Kalmar län.

1. Insamling av uppgifter

Kort faktatext om er arkivinstitution/förening samt kontaktuppgifter (utgå från KLAF:s hemsida) Vill ni ha någon annan text eller om texten inte stämmer, kontakta projektledare Karin Lokrantz Nilsson.

Specialitet – Har Er arkivinstitution/förening något speciellt som utmärker er verksamhet?

Tillgänglighet – Finns era arkivförteckningar m.m. på Nationell Arkivdatabas (NAD) eller någon annanstans?

Eftersom vi har en tidsplan och allt måste vara klart till den sista juli 2019, behöver KLAF få in era uppgifter senast 5 mars 2019. Därefter börjar nästa fas med textgranskning, layout och till sist tryckning av broschyr.

Parallellt med arbetet med informationsbroschyren, arbetar styrgruppen med att uppdatera den projektplan som finns samt skriva och skicka in ansökan om ytterligare projektmedelmedel från Kalmar Region och Kulturrådet.

Vi återkommer med mer information!

Frågor eller funderingar? Hör av er till Kalmar läns Arkivförbund!

Norra Kalmar läns Föreningsarkiv i Västervik semesterstängt vecka 29

Under vecka 29 har Norra Kalmar läns Föreningsarkiv helt stängt. Föreningsarkivet öppnar igen vecka 30-32 med ändrade öppettider mellan klockan 10.00-15.00.
Vecka 33 har arkivet öppet som vanligt med ordinarie öppettider.

 

 

Arrangemang under arkivens dag Kalmar län

Information om årets Arkivens dags arrangemang i Kalmar län finns nu på Kalmar läns Arkivförbunds hemsida!

Här: Program Arkivens dag 2017 hittar ni information om Arkivens dag i Kalmar län.

Under Arkivens dag hittar du föreningar, museer, en skola och arkivinstitutioner som alla har det gemensamt att de vill visa upp sina verksamheter.

Arkivens dag firas den 11 november i 7 olika städer/platser med 15 olika arrangörer i Kalmar län.

Att besöka ett arrangemang på Arkivens dag är alltid gratis.

Arrangörer i bokstavsordning:

Biologiska museet, Oskarshamn
Designarkivet i Pukeberg, Nybro
Emmabodabygdens Arkivförening, Vissefjärda
Folkrörelsearkivet för mellersta Kalmar län, Oskarshamn
Kalmar folkrörelsearkiv, Kalmar
Kalmar läns Hembygdsförening, Kalmar
Ljungby hembygdsförening, Kalmar
Nybro kommunarkiv
Psykiatriska museet i Gertrudsvik, Västervik
Riksarkivet – landsarkivet i Vadstena, Kalmar
Slakteriarbetarnas museum , Kalmar
Tjust släktforskarförening, Västervik
Västerviks visarkiv, Västervik
Waldorfskolan, Kalmar
Ölands museum Himmelsberga, Öland

Information om Arkivens dag som nationellt arrangemng hittar du här: Om arkivens dag

Varmt välkomna till Arkivens dag i Kalmar län!

Projekt handlingsplan för enskilda arkiv i Kalmar län

Den 18 september 2017 bjöd Kalmar läns Arkivförbund in sina medlemmar till en information- och inspirationsträff om den handlingsplan för enskilda arkiv som ska göras under hösten. Kalmar läns Arkivförbund har fått i uppdrag av Kalmar läns landsting att leda detta arbete i samverkan med de enskilda arkiven (se mer information om projektet i sin helhet här: http://arkivkalmarlan.nu/handlingsplan-for-arkiven-i-kalmar-lan/ ). Kalmar läns Arkivförbund är projektägare i samarbete med Kalmar Folkrörelsearkiv och Kalmar läns landsting som även bidrar till finansiering av projektet.

Målet med projektet är att ha en långsiktlig handlingsplan för enskilda arkiv i Kalmar län som också ska kopplas till och integreras i aktuell kulturplan.

Många arkiv är beroende av arbetsmarknadspolitiska åtgärder, några arkivinstitutioner byter personal ofta på grund av det och en del arkivinstitutioner står idag helt eller delvis utan personal. Detta är sårbart. Handlingsplanens uppgift är att minska sårbarheten och ge förslag på åtgärder.

 

Inspirationsföreläsare från Centrum för Näringslivshistoria
I anslutning till denna träff bjöd Kalmar läns Arkivförbund in Per-Ola Karlsson som är arkivarie och arkivchef vid Centrum för Näringslivshistoria som föreläsare för att entusiasmera och inspirera arkiven inför det arbete som ska göras. Per-Ola berättade om Centrum för näringslivshistoria som är en nationell förening med syfte att bevara och presentera företagens arkiv och historia. De arbetar mycket med marknadsföring och att få företag att använda sin historia i marknadsföringssyfte. Detta är något som även föreningar och kommuner kan ha nytta av. Centrum för Näringslivshistoria har gett ut ett stort antal böcker om företag och deras verksamheter.

Han pratade också om arkivariens/arkivpersonalens roll och att många människor tycker att det verkar vara tråkigt att arbeta med arkivmaterial. Men… det är här arkivarien/arkivens personal kommer in – som stolta ambassadörer för arkivyrket!

Är Du nyfiken på Centrum för Näringslivshistoria? Gå in på http://naringslivshistoria.se/ för mer information!

Foto: Logga Centrum för Näringslivshistoria

 

 

Foto: Inspirationsföreläsning med Per-Ola Karlsson, Centrum för Näringslivshistoria
Fotograf: Karin Lokrantz Nilsson

 

Nulägesanalys inför arbete med handlingsplan
Under våren 2017 skickade länsarkivarien ut en enkät till de enskilda arkivinstitutionerna för att skapa sig en bild av hur läget ser ut. Länsarkivarien presenterade enkäten i sin helhet under denna dag. Under arbetet med sammanställningen av enkäten uppstod vissa frågeställningar kring olika begrepp som behöver tydliggöras ytterligare i arbetet med en handlingsplan för enskilda arkiv.

 

Definitioner och tydliggörande av begrepp
För att undvika missförstånd och för att styra tolkning och associationer, är det viktigt att definera några av de begrepp som används, både i enkäten och i uppdateringen av Kalmar läns kulturplan.

Digitalisering – enkät och Kalmar läns kulturplan
Digitalisering kan vara många olika saker. Här måste man veta vad som avses. Avser digitaliseringen att:
1 – konvertertera information från analogt material till digitalt format?
2 – skanna av information på papper – text och bild?
3 – migrera information – konvertertera och digitalisera stora mängder data för konvertering av ljud?

Digitalisering som begrepp har också används av Regeringen, men då i syfte att beskriva samhällsutveckling och infrastruktur i stort.

Arkiveringssystem – enkät
Arkiveringssystem – avser fysiska hyllor, mappar och lådor
Arkivredovisningssystem – system för registrering av arkiv för Visual Arkiv, Arkis II etc.
Arkivhanteringssystem – avser ett system för e-arkiv och nämns  ofta i samband med begreppet dokumenthanteringssystem

Referensgruppens diskussion
När referensgruppen gick igenom enkäten var det speciellt tre områden som man uppmärksammade och som referensgruppen lyfter fram som förslag till områden att samarbeta kring.

  • Kompetensutveckling och fortbildning
  • Samverkan/samarbete (som såklart kommer genomsyra hela handlingsplanen eftersom den i sig går ut på att arkiven samverkar)
  • Marknadsföring av arkiv

Kring dessa tre förslag kan man bygga upp en handlingsplan för arkiven att samarbeta kring med ett antal underliggande aktiviteter. Länsarkivarie Karin Lokrantz Nilsson och Christer Bergqvist, styrelseledamot i arkivförbundet kommer arbeta fram ett förslag till handlingsplan som ska gå ut till remiss till de aktuella arkiven.

Foto: Fikapaus med deltagare vid träff om handlingsplan för enskilda arkiv i Mönsterås bibiotek
Fotograf: Christer Bergqvist

 

ARKIVENKÄT
Sammanställning och analys av arkivenkät (frågor och svar i urval)
För mer information om arkivenäten, kontakta länsarkivarien.

13 arkivinstitutioner i Kalmar län som har enskilda arkiv har svarat på enkäten.

Arkivlokaler, storlek i kvm
Sammanställning av svar:
Storleken på arkivlokalerna skiljer sig åt, minsta utrymmet är 30 kvm och det största är 450 kvm.

Behov av utökat utrymme (3-5 år):
6 arkivinstitutioner svarar att de har behov av utökat utrymme för sina arkiv
3 arkivinstitution svarar att de inte har några behov de närmaste åren
1 arkivinstitution säger att det beror helt på inkommande donationer
1 arkivinstitution kan bara ta emot donationer i mycket liten skala, intagningsstopp för större föremål m.m.

Skick och status på era arkiv/är era arkiv ordnade och förtecknade?
Sammanställning av svar:
Alla arkivinstitutioner svarade att deras arkiv är helt eller delvis ordnade och förtecknade.

Digitalisering
Är delar av ert/era arkiv digitaliserade?
8 arkivinstitutioner svarar att de arbetar med att digitalisera delar av sina arkiv
3 arkivinstitutioner svarar att de inte har digitaliserade arkiv

Vilka planer har ni på digitalisering?
5 arkivinstitutioner svarar att de planerar eller håller på att digitalisera sitt arkivmaterial
2 arkivinstitutioner svarar att de inte har några planer på digitalisering
2 arkivinstitutioner svarar att behovet av digitalisering finns men att man på grund av olika anledningar avvaktar
1 arkivinstitution svarar att det är en politisk fråga

Är ert material digitalt sökbart?
8 arkivinstitutioner svarar att deras material är digitalt sökbart via olika databaser; Visual Arkiv, Popfakta, Nationell Arkivdatabas (NAD) m.m.
2 arkivinstitutioner svarar att deras material inte är digitalt sökbart

Mottagande av handlingar
I vilka format tar ni emot handlingar?
9 arkivinstitutioner svarar att de endast tar emot analogt material (papper)
4 arkivinstitutioner svarar att de tar emot handlingar i olika format, både analogt och digitalt

Samverkan
Vilka andra organisationer har ni ett fastare samarbete med i dag?
8 arkivinstitutioner har någon form av sammarbete med andra organisationer
2 arkivinstitutioner har inga samarbeten med andra organisationer

Ekonomi/finasiering
Hur finansieras verksamheten idag?
6 arkivinstitutioner är beroende av arbetsmarknadspolitiska åtgärder (lönebidrag m.m.) för att klara finansieringen av sin verksamhet
5 arkivinstitutioner är beroende av anslag från den egna kommunens budget

Är er förenings ekonomi i balans?

10 arkivinstitutioner svarar att ekonomin är i balans
1 arkivinstitution svarar att medel för arkivet inte funnits på många år

Hur ser behoven ut på sikt (3-5 år)?
Någon svarar att verksamheten är kraftigt underfinansierad, många är beroende av de arbetsmarknadspolitiska beslut som tas och detta är en avgörande faktor för verksamheternas övererlevnad i framtiden. Behov av extra personal i det egna arkivet nämns också.

Alla arkivinstitutioner svarar att behoven är mycket stora.

Kompetens
Vilken kompetens har er personal?
Sammanställning av svar:
En del av arkivens personal har akademisk utbildning, andra personer har gått kortare arkivutbildningar och lärt sig arkivarbetet efter hand då de slussats in i arbetet.

Bemanning
Hur många medarbetare?
Sammanställning av svar:
De flesta arkivinstitutioner har mellan 1-6 personer som bemannar arkiven.

Är arkivet bemannat dagtid och tillgängligt för allmänhet?
8 arkivinstitutioner har daglig bemanning och öppet under kontorstid.
1 arkivinstitution har endast öppet 3 timmar, 1 dag i veckan
1 arkivinstitution har ingen bemanning alls dagtid, tid bokas enligt överenskommelse
2 arkivinstitutioner har bemanning dagtid men tid måste bokas enligt överenskommelse

Styrning/huvudmmanaskap?
Sammanställning av svar:
Alla arkivinstitutioner leds av någon form av huvudman/styrelse

Arbetar ni efter årliga handlingsplaner?
8 arkivinstitutioner svarar att de arbetar efter årliga handlingsplaner
3 arkivinstitutioner svarar att de inte har någon årlig handlingsplan

Finns långsiktig plan?
6 arkivinstitutioner svarar att de har en långsiktlig plan för sin verksamhet
5 arkivinstitutioner svarar att det inte finns någon långsiktlig planering för verksamheten

Prioriteringar i planerna?
Sammanställning av svar:
Många av arkiven fokuserar på insamling, digitalisering av arkivmaterial samt marknadsföring. Två arkivinstitutioner behöver uppmärksammas speciellt som exempel på hur sårbar arkivens verksamheter är.

Västerviks visarkiv – Oklarheter råder kring eventuella framtida prioriteringar. Har idag endast öppet 3 tim./vecka och i samband med Arkivens dag.

Folkrörelsearkivet för mellersta Kalmar län – för folkrörelsearkivet i Oskarshamn gäller det att trots brist på bemanning, fortsätta att vara ett levande arkiv.