Verksamhetssamtal med Landstinget i Kalmar län 13 november 2018

Kalmar läns Arkivförbund träffar Kalmar läns landsting för verksamhetssamtal i Kalmar.

 

  • Presentation av preliminär verksamhetsplan och budget för 2019 

 

  • Kulturplan Kalmar län 2022 

 

    1. Diskussion om verkställigheten av beslutade mål och prioriteringar i kulturplanen.
    2. Budget 2019 – förutsättningar och tidsplan för besked om anslag
  • Region Kalmar län 2019

 

Möte om Handlingsplan för enskilda arkiv 23 oktober 2018

Tisdagen den 23 oktober träffas representanter för de enskilda arkiven på Arkivcentrum i Västervik, då Kalmar läns Arkivförbund bjudit in till möte. Vi kommer gå igenom och diskutera styrgruppens förslag på projektplan med konkreta förslag på utbildningar och åtgärder.

Mötet startar kl. 18.00 med fika. Därefter går vi igenom uppdraget från Kalmar läns landsting. Efter det kommer Maria Agestam från Kalmar läns landstings kulturenhet att säga några ord.

En kort presentation av själva projektplanen kommer göras och efter det en kortare workshop med gemensam diskussion.

Styrgruppen hälsar deltagarna välkomna till en intressant kväll med gofika och många diskussioner!

Möte om Handlingsplan för enskilda arkiv 18 oktober 2018

I morgon torsdag den 18 oktober träffas representanter för de enskilda arkiven på Hotell Svanen i Kalmar, då Kalmar läns Arkivförbund bjudit in till möte. Vi kommer gå igenom och diskutera styrgruppens förslag på projektplan med konkreta förslag på utbildningar och åtgärder.

Mötet startar kl. 18.00 med fika. Därefter går vi igenom uppdraget från Kalmar läns landsting. Efter det kommer Maria Agestam från Kalmar läns landstings kulturenhet att säga några ord.

En kort presentation av själva projektplanen kommer göras och efter det en kortare workshop med gemensam diskussion.

Styrgruppen hälsar deltagarna välkomna till en intressant kväll med gofika och många diskussioner!

Möte med Kalmar läns landsting 21 september 2018

Fredagen den 21 september är KLAF tillsammans med Kalmar läns andra regionala kulturverksamheter, inbjudna till Kalmar läns landstings möte med temat ”Kultur att växa i – Kulturplan Kalmar län 2022”.

Program i urval, se nedan

Kultur att växa i – Kulturplan Kalmar län
Kulturens demokratiska grund
#metoo, uppföljning och framtid
Region Kalmar län 2019

KLAF nyhetsbrev 2018.1 ute nu!

Efter en intensiv vår blir allt nu lite lugnare då vi går in i sommarmånaderna.

För Kalmar läns Arkivförbund har våren inneburit en del nya åtaganden bland annat i form av ett projektuppdrag från landstinget där KLAF står som projektägare för handlingsplan för enskilda arkiv som arkivförbundet tillsammans med arkiven ska arbeta med.

KLAF:s medlemmar och allmänheten har möjlighet att konsultera KLAF:s arkivarie för uppdrag gällande arkiv och arkivhantering.

Vi är också mitt uppe i planeringen av årets studieresa för sina medlemmar. Vi hoppas att även denna resa, som den förra, blir en succé. Boka in datumen 27-28 september redan nu! Det är ”först till kvarn” som gäller.

Även detta år arrangeras Arkivens dag och i år är det extra festligt då Riksarkivet fyller 400 år och Arkivens dag har hållit på i 20 år! Det är väl värt att fira? Fest och glädje är också årets tema.

GDPR, GDPR, GDPR…
Alla har vi väl hört detta ord och våndats. Den 25 maj i år trädde den nya EU-lagen i kraft och de flesta av oss är kanske något omtumlade så här efteråt. Men det gick ju bra. Datorerna gick inte sönder och livet verkar trots allt pågå ungefär som vanligt.

I arkivförbundets nyhetsbrev kan du läsa mer om detta och lite till!

Trevlig läsning!

 

Kalmar läns Arkivförbund önskar alla en riktigt skön sommar!

Här kan du hämta KLAF nyhetsbrev 2018.1.

 

 

Konferens kulturbygge #viockså – ett samtal om vågen efter #metoo, 19 december 2017

Kalmar läns Arkivförbunds arkivarie medverkar när Landstinget i Kalmar län bjuder in till samtal vid Mönsterås bibliotek om könsroller och könsmönster som följer i vågen av #metoo. Konferensen handlar om reflektioner om ansvar, hur vi hanterar samhällets systemfel utifrån våra roller som chefer, medarbetare och/eller verksamhetsföreträdare. Hur ser egentligen förtroendet ut för kulturen?

 

PROGRAM

9.30
Samling med kaffe

10.00
Välkomna och presentation av deltagare

10.10
Popcorn och Rufs – Allt om kärlek
Föreställning och samtal med Ölands Dramatiska teater

11.00
#metoo – Vad har hänt – hur ska jag förstå?
Samtal Länsstyrelsen

12.00-13-00
LUNCH

13.00
#metoo, Okej, jag förstår – vad ska jag göra nu?
Samtal Linnéuniversitetet

14.15
Historisk reflektion
Kalmar läns landsting

 

Projekt handlingsplan för enskilda arkiv i Kalmar län

Den 18 september 2017 bjöd Kalmar läns Arkivförbund in sina medlemmar till en information- och inspirationsträff om den handlingsplan för enskilda arkiv som ska göras under hösten. Kalmar läns Arkivförbund har fått i uppdrag av Kalmar läns landsting att leda detta arbete i samverkan med de enskilda arkiven (se mer information om projektet i sin helhet här: http://arkivkalmarlan.nu/handlingsplan-for-arkiven-i-kalmar-lan/ ). Kalmar läns Arkivförbund är projektägare i samarbete med Kalmar Folkrörelsearkiv och Kalmar läns landsting som även bidrar till finansiering av projektet.

Målet med projektet är att ha en långsiktlig handlingsplan för enskilda arkiv i Kalmar län som också ska kopplas till och integreras i aktuell kulturplan.

Många arkiv är beroende av arbetsmarknadspolitiska åtgärder, några arkivinstitutioner byter personal ofta på grund av det och en del arkivinstitutioner står idag helt eller delvis utan personal. Detta är sårbart. Handlingsplanens uppgift är att minska sårbarheten och ge förslag på åtgärder.

 

Inspirationsföreläsare från Centrum för Näringslivshistoria
I anslutning till denna träff bjöd Kalmar läns Arkivförbund in Per-Ola Karlsson som är arkivarie och arkivchef vid Centrum för Näringslivshistoria som föreläsare för att entusiasmera och inspirera arkiven inför det arbete som ska göras. Per-Ola berättade om Centrum för näringslivshistoria som är en nationell förening med syfte att bevara och presentera företagens arkiv och historia. De arbetar mycket med marknadsföring och att få företag att använda sin historia i marknadsföringssyfte. Detta är något som även föreningar och kommuner kan ha nytta av. Centrum för Näringslivshistoria har gett ut ett stort antal böcker om företag och deras verksamheter.

Han pratade också om arkivariens/arkivpersonalens roll och att många människor tycker att det verkar vara tråkigt att arbeta med arkivmaterial. Men… det är här arkivarien/arkivens personal kommer in – som stolta ambassadörer för arkivyrket!

Är Du nyfiken på Centrum för Näringslivshistoria? Gå in på http://naringslivshistoria.se/ för mer information!

Foto: Logga Centrum för Näringslivshistoria

 

 

Foto: Inspirationsföreläsning med Per-Ola Karlsson, Centrum för Näringslivshistoria
Fotograf: Karin Lokrantz Nilsson

 

Nulägesanalys inför arbete med handlingsplan
Under våren 2017 skickade länsarkivarien ut en enkät till de enskilda arkivinstitutionerna för att skapa sig en bild av hur läget ser ut. Länsarkivarien presenterade enkäten i sin helhet under denna dag. Under arbetet med sammanställningen av enkäten uppstod vissa frågeställningar kring olika begrepp som behöver tydliggöras ytterligare i arbetet med en handlingsplan för enskilda arkiv.

 

Definitioner och tydliggörande av begrepp
För att undvika missförstånd och för att styra tolkning och associationer, är det viktigt att definera några av de begrepp som används, både i enkäten och i uppdateringen av Kalmar läns kulturplan.

Digitalisering – enkät och Kalmar läns kulturplan
Digitalisering kan vara många olika saker. Här måste man veta vad som avses. Avser digitaliseringen att:
1 – konvertertera information från analogt material till digitalt format?
2 – skanna av information på papper – text och bild?
3 – migrera information – konvertertera och digitalisera stora mängder data för konvertering av ljud?

Digitalisering som begrepp har också används av Regeringen, men då i syfte att beskriva samhällsutveckling och infrastruktur i stort.

Arkiveringssystem – enkät
Arkiveringssystem – avser fysiska hyllor, mappar och lådor
Arkivredovisningssystem – system för registrering av arkiv för Visual Arkiv, Arkis II etc.
Arkivhanteringssystem – avser ett system för e-arkiv och nämns  ofta i samband med begreppet dokumenthanteringssystem

Referensgruppens diskussion
När referensgruppen gick igenom enkäten var det speciellt tre områden som man uppmärksammade och som referensgruppen lyfter fram som förslag till områden att samarbeta kring.

  • Kompetensutveckling och fortbildning
  • Samverkan/samarbete (som såklart kommer genomsyra hela handlingsplanen eftersom den i sig går ut på att arkiven samverkar)
  • Marknadsföring av arkiv

Kring dessa tre förslag kan man bygga upp en handlingsplan för arkiven att samarbeta kring med ett antal underliggande aktiviteter. Länsarkivarie Karin Lokrantz Nilsson och Christer Bergqvist, styrelseledamot i arkivförbundet kommer arbeta fram ett förslag till handlingsplan som ska gå ut till remiss till de aktuella arkiven.

Foto: Fikapaus med deltagare vid träff om handlingsplan för enskilda arkiv i Mönsterås bibiotek
Fotograf: Christer Bergqvist

 

ARKIVENKÄT
Sammanställning och analys av arkivenkät (frågor och svar i urval)
För mer information om arkivenäten, kontakta länsarkivarien.

13 arkivinstitutioner i Kalmar län som har enskilda arkiv har svarat på enkäten.

Arkivlokaler, storlek i kvm
Sammanställning av svar:
Storleken på arkivlokalerna skiljer sig åt, minsta utrymmet är 30 kvm och det största är 450 kvm.

Behov av utökat utrymme (3-5 år):
6 arkivinstitutioner svarar att de har behov av utökat utrymme för sina arkiv
3 arkivinstitution svarar att de inte har några behov de närmaste åren
1 arkivinstitution säger att det beror helt på inkommande donationer
1 arkivinstitution kan bara ta emot donationer i mycket liten skala, intagningsstopp för större föremål m.m.

Skick och status på era arkiv/är era arkiv ordnade och förtecknade?
Sammanställning av svar:
Alla arkivinstitutioner svarade att deras arkiv är helt eller delvis ordnade och förtecknade.

Digitalisering
Är delar av ert/era arkiv digitaliserade?
8 arkivinstitutioner svarar att de arbetar med att digitalisera delar av sina arkiv
3 arkivinstitutioner svarar att de inte har digitaliserade arkiv

Vilka planer har ni på digitalisering?
5 arkivinstitutioner svarar att de planerar eller håller på att digitalisera sitt arkivmaterial
2 arkivinstitutioner svarar att de inte har några planer på digitalisering
2 arkivinstitutioner svarar att behovet av digitalisering finns men att man på grund av olika anledningar avvaktar
1 arkivinstitution svarar att det är en politisk fråga

Är ert material digitalt sökbart?
8 arkivinstitutioner svarar att deras material är digitalt sökbart via olika databaser; Visual Arkiv, Popfakta, Nationell Arkivdatabas (NAD) m.m.
2 arkivinstitutioner svarar att deras material inte är digitalt sökbart

Mottagande av handlingar
I vilka format tar ni emot handlingar?
9 arkivinstitutioner svarar att de endast tar emot analogt material (papper)
4 arkivinstitutioner svarar att de tar emot handlingar i olika format, både analogt och digitalt

Samverkan
Vilka andra organisationer har ni ett fastare samarbete med i dag?
8 arkivinstitutioner har någon form av sammarbete med andra organisationer
2 arkivinstitutioner har inga samarbeten med andra organisationer

Ekonomi/finasiering
Hur finansieras verksamheten idag?
6 arkivinstitutioner är beroende av arbetsmarknadspolitiska åtgärder (lönebidrag m.m.) för att klara finansieringen av sin verksamhet
5 arkivinstitutioner är beroende av anslag från den egna kommunens budget

Är er förenings ekonomi i balans?

10 arkivinstitutioner svarar att ekonomin är i balans
1 arkivinstitution svarar att medel för arkivet inte funnits på många år

Hur ser behoven ut på sikt (3-5 år)?
Någon svarar att verksamheten är kraftigt underfinansierad, många är beroende av de arbetsmarknadspolitiska beslut som tas och detta är en avgörande faktor för verksamheternas övererlevnad i framtiden. Behov av extra personal i det egna arkivet nämns också.

Alla arkivinstitutioner svarar att behoven är mycket stora.

Kompetens
Vilken kompetens har er personal?
Sammanställning av svar:
En del av arkivens personal har akademisk utbildning, andra personer har gått kortare arkivutbildningar och lärt sig arkivarbetet efter hand då de slussats in i arbetet.

Bemanning
Hur många medarbetare?
Sammanställning av svar:
De flesta arkivinstitutioner har mellan 1-6 personer som bemannar arkiven.

Är arkivet bemannat dagtid och tillgängligt för allmänhet?
8 arkivinstitutioner har daglig bemanning och öppet under kontorstid.
1 arkivinstitution har endast öppet 3 timmar, 1 dag i veckan
1 arkivinstitution har ingen bemanning alls dagtid, tid bokas enligt överenskommelse
2 arkivinstitutioner har bemanning dagtid men tid måste bokas enligt överenskommelse

Styrning/huvudmmanaskap?
Sammanställning av svar:
Alla arkivinstitutioner leds av någon form av huvudman/styrelse

Arbetar ni efter årliga handlingsplaner?
8 arkivinstitutioner svarar att de arbetar efter årliga handlingsplaner
3 arkivinstitutioner svarar att de inte har någon årlig handlingsplan

Finns långsiktig plan?
6 arkivinstitutioner svarar att de har en långsiktlig plan för sin verksamhet
5 arkivinstitutioner svarar att det inte finns någon långsiktlig planering för verksamheten

Prioriteringar i planerna?
Sammanställning av svar:
Många av arkiven fokuserar på insamling, digitalisering av arkivmaterial samt marknadsföring. Två arkivinstitutioner behöver uppmärksammas speciellt som exempel på hur sårbar arkivens verksamheter är.

Västerviks visarkiv – Oklarheter råder kring eventuella framtida prioriteringar. Har idag endast öppet 3 tim./vecka och i samband med Arkivens dag.

Folkrörelsearkivet för mellersta Kalmar län – för folkrörelsearkivet i Oskarshamn gäller det att trots brist på bemanning, fortsätta att vara ett levande arkiv.

 

Dialogmöten om Kalmar läns kulturplan

ad3a4097fcdd9dc8_800x800ar_möteakvarell

 

Boka in datum för Öppen dialog om ny kulturplan!

Kalmar läns landstings kulturnämnd har beslutat om en plan för processen att ta fram en ny kulturplan. En del i processen är att bjuda in till Öppen dialog.

Landstingets kulturnämnd planerar tre kvällsmöten i Kalmar län:

  • Torsdagen den 6 april 2017 i Västervik
  • Torsdagen den 4 maj 2017 i Oskarshamn
  • Torsdagen den 18 maj 2017 i Kalmar

Inbjudan till kvällsdialoger avser alla med intresse för framtagandet av en ny kulturplan, t ex kulturorganisationer, kommuner, föreningar, studieförbund, ungdomsorganisationer, kulturutövare och allmänhet.

 

Mer information om dessa möten kommer.