Kalmar läns Arkivförbund

– Med tanke på arkiven!

Stadgar

Stadgar för Kalmar läns Arkivförbund (KLAF)

Dessa stadgar gäller fr.o.m. 2016-06-21, då stadgeändringar antogs av representantskapet.

§ 1 Ändamål

Kalmar läns Arkivförbund (KLAF) är en ideell samarbetsorganisation, med syfte att främja och stödja arkivverksamhet i Kalmar län.

KLAF ska vara en konsulterande och rådgivande instans för föreningar och lokala förenings- och folkrörelsearkiv i länet i frågor om inventering, insamling, förteckning, bevarande och vård av analoga och digitala handlingar och annat material av kulturhistoriskt intresse.

KLAF har också till uppgift att väcka och stödja intresset för föreningslivets historia samt att vara en samordnande arkivförteckningsinstans för de lokala arkiven i länet.

§ 2 Arkivering

KLAF:s främsta uppgift är att värna om de enskilda arkiven i Kalmar län. Dessa arkivinstitutioner står utanför arkivlagens skydd och behöver en regional instans att vända sig till för stöd och rådgivning. Det finns ett flertal folkrörelse, förenings- och kommunala arkiv i länet.

Kalmar läns Arkivförbund tar inte emot arkivmaterial utan hänvisar till närmsta arkivinstitution i Kalmar län.

§ 3 Medlemskap

Medlemskap i KLAF kan erhållas av i länet verksamma föreningar och distriktsorganisationer av föreningskaraktär samt lokala förenings- och folkrörelsearkiv. Även företag, kommuner och övriga sammanslutningar som verkar för arkivförbundets ändamål kan erhålla medlemskap.

Ärenden om inträde respektive utträde som medlem beslutas av styrelsen.

§ 4 Medlemsavgift

Medlemsavgift beslutas av årsmötet.

§ 5 Verksamhetsår

Verksamhetsår och räkenskapsår sammanfaller med kalenderår.

§ 6 Representation

Ansluten medlem utser två ombud till förbundets representantskap. Representantskapet är förbundets högsta beslutande organ.

§ 7 Representantskapets möten

Representantskapet sammanträder till årsmöte före april månads utgång. Extra möte ska hållas då styreslen finner detta erforderligt eller om minst tre medlemmar begär det. Kallelse till möte ska vara utsänd minst tre veckor före mötet. Vid extra möte kan endast de frågor behandlas som angetts i kallelse.

§ 8 Årsmötet

Vid årsmötet ska följande ärenden behandlas:

1. Godkännande av kallelsen till årsmötet

2. Fastställande av dagordning

3. Fastställande av ombudsförteckning och röstlängd

4. Val av årsmötesfunktionärer

a) ordförande b) sekreterare c) två protokolljusterare

5. Styrelsens verksamhetsberättelse

6. Revisorernas berättelse

7. Fastställande av resultat- och balansräkning

8. Beslut om ansvarsfrihet

9. Beslut om medlemsavgift

10. Fråga om arvoden

11. Fastställande av verksamhetsplan och budget

12. Val av styrelse

13. Val av revisorer

14. Val av valberedning

15. Av medlemmar, styrelse eller revisorer väckta förslag

16. Övriga till årsmötet hänskjutna frågor

Beslut fattas genom enkel majoritet genom öppen omröstning, varvid varje ombud äger en röst. Vid lika rösttal gäller den mening som mötets ordförande företräder, utom vid personval då lotten avgör.

Motion till mötet ska vara styrelsen tillhanda senast sex veckor före fastställd årsmötesdag.

§ 9 Styrelsen

Styrelsen ska bestå av minst fem personer som väljs för två år. Halva antalet väljs vid varje tillfälle. Ordförande och vice ordförande väljs särskilt och vid olika år. Till styrelsen väljs tre ersättare på ett år. Styrelsen är beslutsmässig då hälften av antalet ledamöter som (årsmötet) representantskapet bestämt är närvarande, vilket innebär vid 5 ledamöter i styrelsen ska minst 3 vara närvarande. Styrelsen har möjlighet att adjungera ledamöter till styrelsen.

§ 10 Styrelsens uppgifter

Styrelsen handhar förbundets uppgifter i enlighet med dessa stadgar och de riktlinjer som representantskapet anger.

Styrelsen ska avge verksamhetsberättelse och ekonomisk berättelse samt lämna förslag till verksamhetsplan och budget till årsmötet.

§ 11 Styrelsens sammanträden

Styrelsen sammanträder i den omfattning verksamheten kräver, dock minst tre gånger per år.

§ 12 Firmateckning

Styrelsen fattar beslut om och utser firmatecknare.