Kalmar läns Arkivförbund

– Med tanke på arkiven!

Ordlista arkiv

Akt – sammanhållna handlingar i ett ärende.

Allmän handling – handling/upptagning som förvaras hos myndighet och som är en inkommen eller upprättad handling hos myndigheten.

Allmänna arkivschemat – förteckningsplan med en fast huvudavdelning efter vilken arkivet struktureras, ordnas och förtecknas.

Arkivbeskrivning – översikt över en arkivbildares arkiv, arkivbildning och arkivverksamhet.

Arkivbildare – en myndighet, företag, förening, annan organisatorisk enhet eller enskild person genom vars verksamhet ett arkiv uppstår. Exempel på personarkiv; Olof Palmes arkiv, Selma Lagerlöfs brev m.fl.

Arkivbildningsplan – en plan som styr arkivbildningen hos en arkivbildare och som kan innehålla uppgifter om databärare, seriebildning, arkivläggning och gallring.

Arkivförteckning – sökmedel där ett arkivs innehåll redovisas, vanligen systematiskt i serier och volymer.

Arkivhandling – handling som arkiverats.

Arkivläggning – placering av handlingar, vanligen pappershandlingar med aktomslag runt om och arkiverade i arkivkartonger.

Diarie-/dossiéplan – en systematisk ordnad plan för klassificering av ärenden avsedd att ligga till grund för registrering och arkivläggning after ämne.

Diarium – fortlöpande förd förteckning över inkomna och/eller utgående handlingar.

Dossié – sammanhållna handlingar eller akter i ett ämne.

E-arkiv – system för elektroniska handlingar – dvs handlingar som skapats elektroniskt och sedan bevaras långsiktligt på elektronisk väg.

Förteckningsplan – en systematisk plan för att förteckna arkiv.

Gallra – förstöra handlingar/uppgifter i arkiv enligt fastställda regler och rutiner.

Gallringsfrist – den tid som ska förflyta innan beslutad gallring verkställs.

Koncept – arkivexemplar av utgående handling, vanligen signerat.

Processuell arkivredovisning – (se Verksamhetsbaserad arkivredovisning)

Proveniens – handlingars ursprung.

Registratur – renskrifter av koncept bevarade i kronologisk ordning.

Rensa – avlägsna och förstöra handlingar/uppgifter som inte ska tillhöra arkivet.

Serie – följd av volymer eller handling/uppgift som uppkommit under en arkivbildares verksamhet.

Seriesignum – kodbeteckning för serie enligt förteckningsplan eller i arkivförteckning. Används exempelvis i allmänna arkivschemat.

Upptagning – handlingar/uppgifter som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt upfattas med tekniskt hjälpmedel. Volym – en fysisk enhet som innehåller arkivhandlingar.

Verksamhetsbaserad arkivredovisning – utgår från den egna verksamheten och handlingarna ordnas inte efter ett speciellt schema. Det blir lättare att redovisa elektroniska handlingar och möjliggör samordning med registrering och dokumenthantering. Är kompatibel med internationella standarder. S.k. e-arkiv använder sig av verksamhetsbaserad arkivredovisning ( se processuell arkivredovisning).

Ämnesordning – arkivläggning efter sak eller ämne.