Kalmar läns Arkivförbund

– Med tanke på arkiven!

Förvaring av arkiv

Arkivlokalen
Det viktigaste att tänka på vid förvaring av fysiska arkiv är att det är skyddat mot:

  • brand
  • vatten/fukt
  • solljus
  • stöld

IMG_0709

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Foto: Länsarkivarie Karin Lokrantz Nilsson i arkivlokalen som tillhör Folkrörelsearkivet för mellersta Kalmar län. Fotograf: Johan Teiffel.

Bäst mår handlingarna när de ligger torrt och mörkt och med en jämn temperatur som inte är för hög (inte över 18 grader C). Pappershandlingar utskrivna med arkivgodkänt bläck på arkivbeständigt eller åldersbeständigt papper, håller i flera hundra år om det förvaras på rätt sätt.

Om ni vill vara säkra på att era handlingarna får en korrekt och tillförlitlig förvaring, lämna in arkivhandlingarna till närmsta arkivinstitution!

 

Arkivkartonger och aktomslag
När ni använder handlingarna har ni dem säkert ofta i en pärm, kanske i plastfickor. Detta är förstås praktiskt, men när handlingarna blir äldre och ni inte tittar i dem lika ofta är det en bra idé att flytta dem från pärmen till en arkivkartong. Handlingarna skyddas mot solljus och damm och dessutom tar de mindre plats i hyllan. Tänk på att pappershandlingar mår bäst om kartongerna är helt fulla med papper. Blir det tomrum, välj en mindre kartong (eller ha flera sorters handlingar i en och samma kartong – viktigt då är att skilja dem åt).

När ni lägger handlingarna i kartonger bör ni ta bort det som inte är papper, t.ex. gem, plastfickor, gummiband och tejp. Dessa material skadar handlingarna på sikt och minskar deras livslängd. I stället för plastfickor kan man använda syrafria aktomslag som skyddar handlingarna. Aktomslagen skiljer även olika sorters handlingar åt.

 

Arkivet – inte bara papper
Ett arkiv kan oftast vara pappershandlingar, men inte alltid. Det kan mycket väl finnas både föremål, fotografier, filmer i VHS-format, DVD och CD-ROM, fotografier och annan elektronisk information.

 

Digital information
Mycket av de handlingar vi skapar idag skapas i datorn. Där skriver vi våra protokoll och brev, vår bokföring och våra bokslut. E-post är ett allt vanligare sätt att kommunicera och mycket information läggs ut på Internet. Originalet till dessa handlingar är egentligen det som ligger i datorn och mycket energi läggs på att hitta metoder för att långtidslagra digitalt material. Än så länge är det vi sparar på datorn inte särskilt beständigt eftersom hårddiskar, CD-skivor, disketter och annat vi sparar informationen på, inte håller särskilt länge. 10-20 år är vad vi kan vänta oss att informationen finns kvar på dem. Därför måste man – om man vill ha uppgifterna kvar under längre tid – flytta över informationen till nya medier med jämna mellanrum. Men även om informationen sparas är det inte alls säkert att det om 100 eller 200 år finns någon teknisk utrustning som kan läsa den!

iStock_000016933047XSmall

 

 

 

 

 

 

 

E-arkiv
E-arkiv är enkelt beskrivet ett digitalt arkivsystem som hanterar elektronisk information för långtidsförvaring. Informationen ska kunna återsökas, tillhandahållas, administreras och återanvändas åt olika håll, t ex mot andra myndigheter, allmänhet och inom den egna verksamheten.

 

Folder Förvaring av arkiv finns som PDF, kontakta länsarkivarie Karin Lokrantz Nilsson för mer information.