Kalmar läns Arkivförbund

– Med tanke på arkiven!

Att ordna och förteckna arkiv

žSyftet med att ordna och förteckna – att man snabbt och enkelt ska hitta de uppgifter man söker.

Det går att ordna och förteckna arkiv på flera olika sätt än det som beskrivs här.

Ordna och förteckna enligt allmänna arkivschemat

Ett arkiv kan bestå av väldigt många olika slags handlingar och det kan vara svårt att få en överblick över vad som finns. Allmänna arkivschemat delar upp handlingarna i en sk. seriestruktur med huvudgrupper som betecknas med en bokstav. Inom varje huvudgrupp skapas sedan undergrupper som kallas serier.

A Protokoll
B Utgående handlingar
C Diarier
D Register och liggare
E Inkomna handlingar
F Ämnesordnade handlingar
G Räkenskaper
J Kartor och ritningar
K Fotografier
Ö Övriga handlingar

A Protokoll – från styrelsemöten, årsmöten och medlemsmöten. Ibland läggs andra handlingar med dessa protokoll som bilagor.

B Utgående handlingar – Här hamnar de handlingar som skapas i föreningen för att lämnas ut. Under denna rubrik läggs kopior av brev och e-post man skickat iväg och trycksaker föreningen skapat.

C Diarier – diarium är ett register över inkommande och utgående post och förekommer inte så ofta i föreningar.

D Register och liggare – medlemsmatriklar, adresslistor och andra förteckningar över saker, personer, fastigheter, platser m.m.

E Inkomna handlingar – inkomna brev och e-postmeddelanden. Om man lägger utgående och inkommande brev tillsammans hamnar de i denna huvudgrupp, med underrubriken Korrespondens.

F Ämnesornade handlingar – handlingar som rör ett och samma ämne; te x handlingar rörande fastigheter, handlingar rörande kursverksamhet etc. Det går att skapa nästan vilka huvudrubriker som helst, men ta för vana att börja med ”Handlingar rörande…”

G Räkenskaper – handlingar som rör föreningens ekonomi; bokslut, kassaböcker, huvudbokföring och verifikationer.

J Kartor och ritningar – kartor och ritningar som rör föreningen.

Att tänka på vid ordnandet av arkiv

1. Grovsortera efter allmänna arkivschemats huvudindelningar – se ovan.
2. dela upp varje huvudgrupp i underavdelningar som får sin egen rubrik.

A Protokoll
A1 Årsmötesprotokoll
A2 Styrelseprotokoll
A3 Övriga protokoll

Varje underavdelning får ett nummer som följer efter huvudgruppens bokstav. En underavdelning kallas för serie och därför kallas detta sätt att förteckna för serieförteckning. Beteckningen för en serie (t ex A3) kallas för seriesignum. Serierna numreras från 1 och uppåt efter varje huvudgrupp. Det får inte finnas några luckor i nummerföljden.

När alla handlingarna är insorterade i serier lägger man dem i aktomslag, i en arkivkartong. Skriv innehåll på aktomslaget så blir det lättare att hitta senare. En del serier fyller kanske upp en hel kartong, andra kanske fyller flera kartonger och en del serier kanske inte fyller en hel kartong alls.

Samtidigt som handlingarna handlingarna, fyll i en förteckning för varje serie. När alla serier är arkivlagda och förtecknade gör man en innehållsförteckning där huvudgrupper och serier med namn och signum klart framgår.

j0341798Vad gör man med serier som är för små för en kartong?
När man förtecknar ett litet arkiv, händer det ibland att en serie blir för liten för att fylla en hel kartong. Då kan man välja en av två följande vägar:

1. Slå ihop flera serier till en
Om man under F Ämnesordnande handlingar har serierna F1 Handlingar rörande projekt, F2 Handlingar rörande jubileumsåret 2010 och Handlingar rörande kursverksamhet, men finner att de tillsammans tar så lite plats att de inte fyller mer än en kartong, kan man slå ihop dessa serier till en. När handlingarna kartongläggs lägger man dem i tre separata aktomslag och skriver rubrik. Dessa aktomslag lägger man sedan i samma kartong, tex F1. På förteckningsbladet för serie F2 skriver man i anmärkningskollumnen: Innehåller även handlingar rörande projekt. På detta sätt sparar man plats men handlingarna är fortfarande sökbara.

2. Skapa luftserie
Exempel: Under D Register och liggare finns bara ett par medlemsmatriklar. Att lägga dem i en egen kartong tar onödigt stor plats, men eftersom det inte finns några flera D-serier kan vi inte göra en ny seriebeteckning. Då kan man i stället skapa en sk. luftserie.

Gör så här:
Medlemsmatriklarna läggs i ett aktomslag med texten D1 Medlemsmatriklar. Leta upp en arkivkartong i en annan serie där handlingarna får plats och lägg aktomslaget med matriklarna i den, t ex i volym 3 i serie E1 Korrespondens. Fyll i en förteckningsblankett för serie D1 Medlemsmatriklar men i kolumnen för volymnummer skriver vi ingen siffra utan ett streck -. I anmärkningskollumnen skriver vi: Ingår i E1:3. På förteckningsblanketten för E1 Korrespondens och i anmärkningen för volym 3 skriver vi: Häri även D1 Medlemsmatriklar. En sk. korshänvisning är gjord och genom denna korshänvisning går det snabbt och enkelt att hitta D1-serien.

Folder Att ordna och förteckna arkiv finns även som PDF, kontakta länsarkivarie Karin Lokrantz Nilsson  för mer information.